1. HOAY:n luottamusmiesjaos on seurannut Sarastia-palkanmaksujärjestelmän käyttöönottoa ja toimittanut Kaskon henkilöstöosastolle loppuvuodesta 2021 oheisia huomioita:
Sarastia-havaintoja
Opettajatietolomakeen täyttö
· Sarastia-lomakkeiden täyttäminen sisältää monia kohtia, joissa on suuri virheen mahdollisuus, mikä vaikuttaa opettajan saamaan palkkaan.
· Useista tukiklinikoista huolimatta (klinikoissa rehtoreita, palkanlaskijoita, henkilöstöyksikön väkeä sekä Sarastian väkeä) huolimatta ei ole tarkkaa tietoa, kuinka merkinnät esim. useat eri TVA lisät, tulisi merkitä.
· Tukiklinikoissa Sarastian asiantuntijat ovat tyytyneet toteamaan, että asioista ei ole tietoa, koska ohjelmaa on käytetty niin pienissä yksiköissä / kunnissa.
· Tuleeko eri palkkaperusteet lisätä omille riveilleen vai laskea yhteen käsin ja merkitä vain yhteissumma on epäselvää viikkoa ennen lomakkeen jättöpäivää.
· Tietyt TVA-lisät (info) tulee lisätä käsin Kuukausipalkka 100% kenttään, jolloin virheen mahdollisuus on suuri
· TVA-lisien merkintä ei vastaa virkaehtosopimuksen mukaisia TVA-määreitä.
· Joissain tilanteissa opettajilla on vanhoja tuntitietoja lomakkeissa, mikä johtaa palkan
· takaisinperintään syksyn aikana. Palkanlaskenta joutuu olemaan useisiin yhteydessä ja sopimaan takaisinperinnästä (työajan käyttö)
· Lomakkeeseen merkitään useaan kohtaan palkkatiedon voimassaolo, mutta lukuvuoden päättyessä tieto ei nollaudu automaattisesti.
· Lomakkeen täyttäminen vaatii 25 – 40 ”napsuttelua”
· Lomake ei tallenna tietoja automaattisesti.
· Lomakkeiden täyttämiseen on kulunut 25 opettajan koululla noin 2 työpäivää sekä yksi päivä tukiklinikoihin. Aiemmassa ympäristössä vastaava työaika oli noin 3 tuntia. Vaikka kokemus karttusi, monien klikkausten ja käsin tehtävän työn vuoksi käytetty aika ei tule vähenemään.
· Kaikki TVA-lisät esim. 412 KKJ ei tulostu lomakkeelle kohtaan TVA-lisät
· Lomakkeiden tulostus opettajille tarkistettavaksi on tehtävä yksitellen. Lomakkeen ja tulosteen latautuminen on hidasta ja lomake saattaa tulostua myös ilman tuntitietoja.
· Epäselvää on myös, mitä kaikkia kenttiä on täytettävä, jos yksittäinen tieto esim. pidettävät tunnit muuttuvat. Säilyykö aiemmat tuntitiedot ja mahdolliset palkanlisät.
Muita havaintoja
· Työntekijän omassa palkkakuitissa on valtavasti rivejä. Vuosilomien ym. kohdilla lisätään ja poistetaan samoja summia. Pisimmillään palkkakuittinon kuulemma ollut 5-sivuinen.
· Opettajan palkkaaminen on työlästä. Palkkauspäätös ja PELU-lomake aina esim. yli 6 pv sijaisista.
· Erilaiset tiliöinnit ja tilanteet joissa opettaja opettaa useassa koulussa ovat työläitä toteuttaa.
Virkamääräys, palvelusuhteen päättyminen Virkamääräysten tekeminen on vienyt enemmän aikaa kuin aiemmin ja siirtänyt työtä koululle, tässä konkreettisia esimerkkejä: • Vakanssinumeroa ei löydy ollenkaan, joten virkamääräystä ei voi tehdä.
• Sarastia ei hyväksy ennakoitua tiedon syöttämistä, uudelle opettajalle/sijaiselle ei voi tehdä tulevaisuuden virkamääräystä, jos viranhaltijan irtisanoutuminen tai virkavapaa ei ole voimassa Sarastiassa.
• Hinnoittelutunnuksen määrittely on siirtynyt koululle Sarastian myötä.
• Virkamääryksiä ”häviää” tai ne eivät välitä tietoa muihin järjestelmiin, tämä aiheuttaa sen, että sekä palkoista että ict-palveluista moititaan yhteydessä olevalle opettajalle rehtoria, joka ei ole heidän mielestään tehnyt virkamääräystä. Luo epäluottamuksen illmapiiriä.
• Määräaikainen palvelusuhde ei katkea automaattisesti, vaikka päivämäärät on ilmoitettu.
Hyväksyminen kestää 1-2 minuuttia lomakkeen hitaan latautumisen takia.
Virkamääräykset, palvelussuhteen päättäminen
• Lyhytaikaisten sijaisten osalta koululle on siirtynyt seuraavat asiat sijaisen tietojen osalta – Virkanimikkeen etsiminen – Hinnoittelutunnuksen määrittely – Virkasuhteen luonne, sopimus, työaikamuoto, opv, – Viikkotyöajan merkitseminen – Tuntipalkan merkitseminen – Virkasuhteen päättymissyy – Palkkojen oletustili, palkkalaji.
• Henkilökohtaisia kertapalkkioita ei vieläkään ole pystynyt maksamaan, koska Sarastian osalta ei tiedetä miten tämä tapahtuu.
Pelu-lomakeelle ei tulostu opettajan vuosisidonnaiset lisät eivätkä henkilökohtaiset lisät. Kuitenkin lomakkeessa käytetään sellaisia termejä kuin ”100% mukainen palkka” ja ”tehtäväkohtainen palkka”. Tällä lomakkeella opettajat kuitenkin hyväksyvät lukuvuoden työn. Aikaisemmin samalla lomakkeella vuosisidonnaiset ja henk.koht.list näkyivät ja opettaja sai yhdellä lomakkeella käsityksen ansioistaan.
Tehtäväkohtaiseen palkkaan lisätään siis käsin (=rehtori laskee taskulaskimella) kaikki mahdolliset lisät (esim. 412TAR ja 412 TER ym.) Näiden erottelua ei lomakkeelle tulostu eikä näitä käytettyjä lyhenteitä näy missään. Rehtorinkin on pitänyt osata etsiä korvaavat sanonnat erillisestä liitteestä. Esim. apulaisrehtorini saa kolmea eri TVA-korvausta, mutta niitä ei erotella mitenkään vaan kaikki lasketaan yhteen ja lisätään peruspalkkaan. Hän ei voi siis Pelu-lomakkeen perusteella tietää minkä suuruisista TVA-korvauksista hänen palkkansa muodostuu.
Määräaikainen työsuhde ja määräaikaiset lisät pitää erikseen käydä päättämässä, vaikka niille merkitään Sarastiaan päättymispäivä. Tuplatyötä!
2. Mielipidekirjoitus Helsingin uutisissa 27.7.
Helsinki ei ota ongelmia vakavasti. Organisaatiota vaivaa itseriittoinen poisselittämisen kulttuuri kuten käy ilmi Enroosin ja Turpeisen kirjoituksesta (HS 18.6.2022). Ongelmat eivät johdu tiedonsiirron puutteista tai manuaalisen työn määrästä, vaan muutoksen johtamisesta. Henkilöstö ennakoi näitä ongelmia ja on kertonut johdolle myös aikaisemmista ongelmista palkanmaksussa. Silti Talpan resurssit ovat liian pienet. Nyt asiaan on havahduttu ja piikki on auki (HS 23.6.2022).
Muutoksessa priorisointi ja viestintä ovat epäonnistuneet. Katastrofin paljastuttua esitimme 19.5. kaupungin johdolle konkreettisia toimia. Muun muassa: 1. Esihenkilöt olisivat keränneet tiedon epätoivoisista tilanteista, jotta pahimmat virheet, joita on rajallisesti, olisi voitu korjata välittömästi. 2. Henkilöstölle olisi kerrottu suoraan työyksiköissä, kuinka toimia. Nyt tieto on piilotettu intraan. Kaikki olisivat ymmärtäneet viestin hoitaa ensin epätoivoiset tilanteet, ja toiveen odottaa muiden virheiden osalta syksyyn. Nyt tilanne eskaloitiin suoraan Talpan asiakaspalveluun muutamalle kymmenelle työntekijälle eikä hyödynnetty noin 2000 esihenkilöä. Johtaminen katoaa Isossa organisaatiossa. Toimialat eivät johda ongelmatilanteita, vaan pallottavat vastuun kaupunginkanslialle ja päinvastoin.
Työskentelemme kuitenkin yhdessä eteenpäin, mutta silti toivon kaupungin johdon oppivan virheistä.
Jukka Talvitie, pääluottamusmies
3. Kaupungin henkilöstötoimikunnan kokous 8/2022
20.6.2022 klo 14.45-15.45
Päätöstiedote
Sarastian ja palkanlaskennan tilannekuva
Talpan toimitusjohtaja Päivi Turpeinen ja henkilöstöpolitiikan johtaja Asta Enroos esittelivät puheenvuorossaan Sarastian ja palkanlaskennan tilannekuvan. Tapahtuneisiin palkkavirheisiin ovat johtaneet esimerkiksi alakanttiin arvioitu resurssointi, joka ei riittänyt järjestelmän käyttöönoton yhteydessä lisääntyneen manuaalisen työn suorittamiseen. Lisäksi osaamisen kehittäminen uuden järjestelmän käytössä ei kehittynyt odotetussa tahdissa. Myös järjestelmäongelmat hankaloittivat palkanlaskentaa ja hr-prosesseja. Resurssipulaa vaikeutti myös 3.–9.5. pidetty lakko, johon osallistui puolet palkkahallinnon henkilöstöstä.
Jo tehdyt ja tulossa olevat korjaavat toimenpiteet
Kaupungilla on perustettu ns. Ninja-ryhmä, jossa kaupungin ICT, Sarastia ja alustatoimittaja Accountor HR ratkovat järjestelmäteknisiä kysymyksiä. Talpa on rekrytoinut kymmeniä uusia työntekijöitä, jonka lisäksi on tehty kaupungin sisäisiä henkilöstösiirtoja ja kansliaan on perustettu erillinen 12 henkilön ryhmä asiakaspalvelun ruuhkan purkuun. Talpa on tiivistänyt yhteistyötä ulkopuolisten kumppaneiden kanssa korjaustoimenpiteiden kiihdyttämiseksi.
Fujitsulta on hankittu tueksi asiantuntijatyötä saapuneiden asiakaspalautteiden organisointiin ja tehostettuun käsittelyyn. Asiakaspalvelun parantamiseksi asiakaspalvelupuhelimeen on lisätty valikkoja ohjaamaan puheluita ongelman mukaan. Lisäksi asiakaspalvelun puhelinaikaa on pidennetty klo 9–15; muuna aikana käsitellään sähköisiä palautteita. Talpan tavoitteena on henkilöstön osaamisen kehittäminen, virheiden ennakointi ja nopea virheiden korjaaminen ennen palkanmaksua.
Sarastia-projektin uusi asiantuntijaryhmä keskittyy tunnistamaan sellaisia toistuvia virheitä, joiden korjaamisella saadaan aikaan nopeasti laajoja vaikutuksia. Tavoitteena tässä on ehkäistä mahdollisimman tehokkaasti uusien virheiden syntyminen ja virheiden ennaltaehkäisy.
Henkilöstötoimikunta merkitsi asian tiedoksi.
Järjestöjen kannanotto
Henkilöstön edustajat edellyttävät työnantajalta jo suoritettavien toimenpiteiden lisäksi:
- Viivästyneistä maksuista korvataan automaattisesti viivästyskorot ilman, että työntekijän on niitä erikseen anottava.
- Työntekijän, jonka työsuhde on päättynyt, on saatava viivästyskorkojen lisäksi palkka odotusajasta.
- Työnantajan on ohjeistettava työntekijöitä, joiden työsuhde on päättymässä, kuinka toimia Sarastia-järjestelmästä saatavien tietojen kanssa.
- Esihenkilöiden on välittömästi tiedusteltava alaisiltaan, onko heidän palkanmaksussa ongelmia ja kerättävä tieto keskitetysti ylös Talpaa varten. Esihenkilön yhteydenotto keskitetysti Talpaan varmistaa työntekijöiden luottamuksen siihen, että asia on hoidossa, eikä heidän itsensä tarvitse ottaa eri kanaviin moneen otteeseen yhteyttä asiansa korjaamiseksi.
- Esihenkilöiden on korostettava työntekijöille palkkatietojen tarkistuksen tärkeydestä. Tarvittaessa työntekijöille annetaan lisäohjeistusta tarkistusta varten.
- Työnantajan on tehostettava viestintää palkanmaksuhäiriöissä ja laadittava Sarastia-ongelmien korjaamiseksi selviämissuunnitelma, joka on jokaisen työntekijän nähtävillä.
Jakelu
Kaupungin henkilöstötoimikunta
Pormestarikunta
Hallintojohtajat
HR-johtamisen foorumi
Pääluottamusmiehet
Paikallisjärjestöjen pj:t
Työsuojelupäälliköt
Työsuojeluvaltuutetut
4. Kaupungin johdolle toimitettu viesti
Aihe: Pikaiset toimet välttämättömiä puuttuvien palkkojen maksamiseksi
Tärkeys: Suuri
Hyvä kaupungin johto!
Tilanne on palkanmaksun osalta osittain katastrofaalinen ja siltä osin hoidettava välittömästi kuntoon. Pienempien virheiden osalta on enemmän aikaa hoitaa korjata asia.
Käsittelimme asiaa tänään henkilöstöpoliittisessa työryhmässä, jossa esiteltiin myös toimenpiteitä tilanteen korjaamiseksi. Kiitokset kattavasta tilannekuvasta ja selkeistä toimenpiteistä tilanteen ratkaisemiseksi. Kuitenkaan vakavassa tilanteessa olevien henkilöiden tavoittamiseksi on tehty vain vähän, lähinnä viestimällä intrassa.
Tässä joitakin ideoita akuutin tilanteen korjaamiseksi työntekijöiden osalta, joilla palkasta puuttuu niin suuri osa, että sillä on suuria vaikutuksia henkilön toimeentuloon.
- Tiedotetaan mahdollisuudesta anoa toimeentulotukea Kelasta tai harkinnanvaraista toimeentulotukea kaupungilta, mikäli säästöjä ei ole. Henkilöllähän on oikeus toimeentulotukeen, mikäli toimeentulo vaarantuu, kun työnantaja ei maksa palkkaa. Tuki toki peritään takaisin, kun palkka tulee.
- Annetaan lainaa henkilöstökassasta. Tällöin viivästyneestä palkanmaksusta aiheutuneet kulut on hyvin helppo osoittaa ja maksaa työntekijälle.
- Poistetaan väliaikaisesti korko liittyen takaisinperintään, koska Sarastian käyttöönotto aiheuttanut liikaa maksettuja palkkoja.
- On myös priorisoitava tietopyynnöt, jotka suoraan vaikuttavat henkilöiden toimeentuloon esimerkiksi sosiaalietuuksien kautta.
- Työnantaja varmistaa palkanmaksun ajankohdan työntekijältä/ virkasuhteiselta, jottei virheellinen palkanmaksu aiheuta esimerkiksi koko kuukauden työttömyyskorvauksen menetystä ja tarvittaessa korvaa henkilölle aiheutuneen taloudellisen tappion.
- Kerätään tiedot epätoivoisissa tilanteissa olevista henkilöistä toimialojen HR:n tai esihenkilöiden kautta. Ilmeisesti epätoivoisia tilanteita on pikaisestikin hoidettavissa oleva määrä. Nyt on priorisoitava toimenpiteet välittömästi näiden henkilöiden osalta, kun prosessi ei ole toiminut.
Työnantaja tiedottaa välittömästi, viimeistään perjantaina 20.5. henkilöstölle edellä mainituista mahdollisuuksista tilanteissa, joissa palkan tai sen osan puuttumisella on suuria vaikutuksia henkilön toimeentuloon. Toistaiseksi viestintä on tapahtunut Helmen kautta, vaikka suurin osa henkilöstöstä ei käytä Helmeä päivittäin. Työnantaja käyttää viestinnässä kaikki keinot, joilla oikeasti tavoitetaan meidän koko henkilöstö!
Teemu Holmén, Juko
Stefan Loman, JHL
Kimmo Sainio, Tehy
Päivi Salmén-Gren, Super
Kaisa Soininen, Jyty
Jukka Talvitie, Juko